Drugi artykuł, który napisałem do szuflady kiedy jeszcze planowałem pełnoprawnego bloga, dotyczył metodologii Getting Things Done. Tekst jest długi. Gdybym bezpośrednio podzielił go na wydania newslettera, skończyłbym z pięcioma. Czyli więcej niż do tej pory napisałem 😅 Opisałem w nim kilka elementów skutecznego systemu efektywności osobistej, dlatego w ramach newslettera zajmę się nimi oddzielnie. Niekoniecznie pod rząd 😉 Na pierwszy ogień idzie inbox. Ale najpierw, czym w ogóle jest Getting Things Done?
Getting Things Done
Metodologia zarządzania efektywnością osobistą, stworzona przez konsultanta produktywności Davida Allena, opisana w książce “Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Efekt wielu lat współpracy autora z ludźmi o różnych profesjach i na różnych szczeblach kariery. David zauważył, że część przyczyn stojących za niską efektywnością, oraz związanymi z tym trudnymi emocjami, jest powtarzalna. Dlatego, zaadresował je za pomocą spójnego systemu, znanego dziś potocznie jako GTD. To metodologia agnostyczna, jeśli chodzi o narzędzia, a co za tym idzie ponadczasowa. Działa z papierem i ołówkiem, oprogramowaniem komputerowym, czy zaawansowanymi aplikacjami dostępnymi na każdym urządzeniu. Działała kiedy twórca testował ją ze swoimi klientami i działa dziś. GTD nie jest jedyną słuszną metodologią i jak każde narzędzie nie jest uniwersalne. Ale zawiera elementy niezbędne w skutecznym, osobistym systemie produktywności, dlatego dość łatwo można na jego podstawie stworzyć swój własny.
Moje początki
“Getting Things Done” przeczytałem prawie 8 lat temu. Mogę śmiało powiedzieć, że zmieniłem moje życie pod wpływem tej książki. Mimo, że nie jestem purystą metodologii GTD, a z jej częściami wręcz się nie zgadzam, to już zawsze będę nosił ten tytuł w serduszku. To od niego zaczęła się moja, hmm… fascynacja efektywnością osobistą. Przeszedłem od tamtego czasu długą drogę, a to właśnie “Getting Things Done” było moim pierwszym krokiem na niej.
Potrzeba
Piszesz newsletter. Idzie Ci wybornie i jesteś całkowicie skupiony na tym co robisz. Aż tu nagle przypomina Ci się, że przecież potrzebujesz kupić mąkę, jeśli chcesz upiec ten pyszny chlebek na weekend. Jesteś w trakcie pisania, więc ignorujesz tę myśl, ale ona, bezczelna, nie chce się od Ciebie odczepić. Utrudnia Ci to tworzenie, a do tego zaczynasz się obawiać, że ostatecznie zapomnisz o mące i będą nici z przepysznego chlebka. Może w takim razie zajmę się zakupami od razu, myślisz. Tyle, że wtedy nie wrócisz już prawdopodobnie do weny, którą masz w tej chwili i nici będą tym razem z pisania. Co robić?
Nieefektywność obu tych rozwiązań wynika w zasadzie z tego samego. Teorii, że ludzki mózg jest kiepski w zapamiętywaniu i wyewoluował raczej do myślenia i działania (dla porządku wspomnę, że są teorie i dowody, które temu przeczą, na przykład książka “Jak zostałem geniuszem pamięci. O sztuce i technice zapamiętywania”). Z tego powodu powinieneś wyrzucić z głowy wszystko, co nie jest w niej niezbędne. Dzięki temu dasz umysłowi przestrzeń na robienie tego, w czym jest najlepszy. W jaki sposób to zrobić? To proste, zapisać. Na dobrą sprawę nie ma znaczenia gdzie stworzysz notatkę. Najlepszym miejscem jest zazwyczaj to najłatwiej w danym momencie dostępne. Uważny czytelnik zauważy, że to wcale nie rozwiązuje problemu zapominania. Skończyłeś z wieloma miejscami, które zawierają Twoje notatki, o których potrzebujesz pamiętać. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi inbox, ponieważ do niego trafiają ostatecznie wszystkie zapiski.
Teoria i praktyka
Inbox jest uniwersalnym pojemnikiem na zadania i notatki, które przychodzą Ci do głowy. Nie spotkałem się jeszcze z dobrym tłumaczeniem tego słowa. ‘Skrzynka odbiorcza’ nie oddaje moim zdaniem w pełni celu tego narzędzia. Inbox jest uniwersalny, ponieważ jest tym jednym miejscem, do którego powinny trafić wszystkie notatki, które zrobisz. Dzięki temu masz pewność, że nie zapomnisz o żadnej sprawie, którą zapisałeś i jeśli tylko coś zanotujesz, to do tego wrócisz. Taka przynajmniej jest teoria, wersja idealna inboxu. W rzeczywistości będzie to na przykład organizer na biurku, dedykowany notatnik, czy aplikacja, dostępna nawet w zegarku. Konkretne miejsce jest wtórne. Liczy się całościowe podejście.
Z mojego doświadczenia, posiadanie wyłącznie jednego inboxu nie jest w pełni praktyczne. Wynika to z dualizmu aktualnej rzeczywistości. A dokładniej współistnienia światów fizycznego i cyfrowego. Pewnie, replikowanie każdej tymczasowej notatki do wersji cyfrowej jest możliwe. Ale według mnie stanowi zbędny narzut, jeśli wiem, że taką informację mam tylko przetworzyć i wyrzucić. Ja sam mam dwa inboxy. Cyfrowy, w aplikacji do zarządzania zadaniami i fizyczny, jako dedykowane miejsce na biurku. Zdecydowana większość moich notatek ląduje w tym pierwszym. Mam go pod ręką za każdym razem, kiedy mam dostęp do komputera lub telefonu. Czyli lwią część czasu. Przez pewien okres traktowałem skrzynkę mailową jako osobny inbox cyfrowy, ale zmieniłem to podejście. Obecnie przenoszę wiadomości, które dostaję, do odpowiednich folderów i zapisuję notatkę w aplikacji (integracje ułatwiają ten proces). Do inboxu fizycznego, czyli na moje biurko, trafiają takie rzeczy jak paragony czy listy. Czasem potrzebuję je digitalizować, ale dopóki ich wstępnie nie przetworzę, leżą w dedykowanym miejscu. Im więcej inboxów tym więcej miejsc do pilnowania. A tym samym większa szansa, że któreś pominiesz. W związku z tym, moja prywatna zasada brzmi "jak najmniejsza liczba konkretnie zdefiniowanych inboxów, do których zaglądam codziennie i które wspierają mnie w moim systemie produktywności” 😉 Przyznaję, nie brzmi to tak chwytliwie jak “jeden inbox”, ale moim zdaniem jest bardziej praktyczne.
Działanie
Samo zapisywanie daje pozytywny efekt, ponieważ pozwala pozostać w stanie skupienia. Ale żeby inbox miał w pełni produktywny sens potrzebujesz wykonywać działania, związane ze zgromadzonymi notatkami. Potrzebujesz je przetwarzać. Najlepiej na porządku dziennym. I najlepiej do momentu w którym Twój inbox jest pusty. Wierz mi, widok kilkudziesięciu notatek czekających na przetworzenie działa demotywująco. Dlatego łatwiej robić to regularnie, mniejszymi partiami. Co konkretnie robić z każdą z notatek? Opcje są następujące:
Usunąć - jeśli w notatce nie ma tak naprawdę nic do zrobienia, lub jeśli jednak nie chcesz czegoś robić. Najczęściej jest to najbardziej produktywne działanie jakie możesz podjąć 😉
Archiwizować - jeśli to informacja, którą chcesz zachować. Umieść ją w Twoich materiałach referencyjnych, bazie wiedzy, itp.
Delegować - jeśli to zadanie wcale nie wymaga Twojego bezpośredniego działania. Przekaż je innej osobie.
Zrobić - jeśli zajmie Ci to przysłowiowe 2 minuty. Zrób to od razu i zadowolony ze swojej efektywności skreśl z listy.
Zapisać - jeśli chcesz zrobić to zadanie w konkretnym terminie, przy najbliższej okazji, albo nawet po prostu kiedyś. Zapisz je w swoim systemie zarządzania zadaniami.
Ponieważ te działania dzieją się w inboxie, jest on bramą do skutecznego systemu efektywności osobistej. A Ty sam jesteś w tym miejscu strażnikiem. To tutaj możesz kontrolować zadania, które chcą wejść do zamku, którym jest Twój system zarządzania zadaniami i decydować którym z nich pozwolisz wejść, a które zawrócisz. Ponieważ produktywność jest sztuką usuwania, zarówno brama, jak i rola strażnika, którą w niej przyjmujesz, są kluczowe.
Powiązania:
Skupienie - parkowanie tematów w inboxie pomaga zachować skupienie, a co za tym idzie, większą efektywność.
Parking - wykorzystywany czasem na spotkaniach. Pojemnik na tematy którymi chcecie się zająć, ale niekoniecznie w danym momencie, żeby nie zaburzać przebiegu spotkania. Koncepcja bardzo podobna do inboxu. Zapisujecie, żeby nie zapomnieć i jednocześnie nie wybijać się z rytmu.
Sztuka usuwania - nie wszystko co trafi do Twojego inboxu musi zostać zrobione. Podejmując na spokojnie decyzję o działaniu zwiększasz szanse, że intencjonalnie zrezygnujesz z rzeczy nieważnych.
Priorytet - podobnie jak w przypadku usuwania zadań, podejmując na spokojnie decyzję czym się zająć zwiększasz swoje szanse na lepsze nadanie priorytetów.
Następne akcje:
Stwórz swój inbox i zapisuj w nim notatki. Na początek to może być dowolne miejsce. Na przykład notes. Jeśli wolisz aplikację, polecam Todoist (wersja darmowa będzie w zupełności wystarczająca na start).
Przetwarzaj swój inbox codziennie, przez kilka dni. Przetestuj jak pracuje Ci się z tym narzędziem i zdecyduj czy zostanie z Tobą na dłużej.
Jestem wdzięczny…
Za to, że sprawdziłem kiedy przeczytałem książkę “Getting Things Done”. Uświadomiło mi to jaką drogę przeszedłem przez ostatnie 8 lat. Za tę podróż również jestem wdzięczny 😊
Za to, że pisanie tego newslettera sprawia, że moja baza wiedzy się zmienia. Co jest fizycznym dowodem na to, że moje zrozumienie tematów o których piszę również ewoluuje.
Dobrego czasu,
Grzegorz Cichosz