Listy zadań
Zapraszam dziś do restauracji efektywności osobistej. Smacznego!
Od mojego pierwszego artykułu z cyklu o Getting Things Done minęło już nieco czasu. Chyba dojrzałem do kolejnej części 😉 Po wstęp do metodologii GTD i mój opis inboxu zapraszam tutaj:
Tymczasem dziś zabieram Cię na obiad w restauracji efektywności osobistej. Zaserwuję kolejne elementy GTD - listy zadań. Mam wrażenie, że przez jedną połowę ludzi znienawidzone, a przez drugą uwielbiane. Jestem ciekaw w której grupie Ty się znajdujesz. I czy ten posiłek skłoni Cię do poddania tej przynależności w wątpliwość 😉 Zapraszam i smacznego!
Menu
Tak jak wspominałem w poprzednim artykule z tego cyklu, moja wiedza o GTD nie do końca jest aktualna. Używam systemu, który wyewoluował z tej metodologii, ale po kilku latach nie jestem pewien co jest właściwą częścią systemu, a co moją modyfikacją lub wyobrażeniem. A główną listę zadań w GTD, następne akcje, wyobrażam sobie jako menu. Spis wszystkich zadanek, których mogę się podjąć. Gotowy do wybrania najbardziej smakowitych w danym momencie kąsków. Ale żeby zadania z menu były możliwe do zrobienia od razu, konieczne jest ich wcześniejsze odpowiednie przygotowanie. W jaki sposób? W skrócie, powinny być tak szczegółowe jak to możliwe, zachęcające do działania i niewielkie.
Zadania na liście następnych akcji powinny zawierać tyle danych i szczegółów, żebyś dokładnie wiedział co zrobić. Idealnie gdyby do tego wskazywały efekt, po którym będziesz w stanie jasno określić czy zadanie zostało wykonane. Na przykład zamiast “Napisz newsletter” na liście następnych akcji znalazłoby się “Napisz i ustaw do publikacji newsletter na temat list zadań w GTD, na podstawie przygotowanego planu artykułu”. Zasada szczegółowości wynika z ludzkiej tendencji do odkładania na później czynności, które są niejasne.
Dodatkowo, następne akcje powinny wskazywać konkretne działanie. Czyli co najmniej zawierać czasownik, który określa co jest do zrobienia. A jeszcze lepiej, gdyby się od niego rozpoczynały. Przykładowo, zamiast “Restauracja na randkę” zadanie mogłoby brzmieć “Wybierz restaurację na randkę i zarezerwuj w niej stolik dla dwóch osób”. Przyczyny tej reguły są podobne jak poprzednio. Chcesz jak najdokładniej zaznaczyć jakie konkretnie działanie podjąć, aby minimalizować ryzyko odwlekania.
W końcu, zadania na liście następnych akcji powinny być niewielkie. To dość subiektywna cecha, ale jako “zasadę kciuka” możesz przyjąć, że czas ich wykonania powinien zmieścić się w 1 godzinie. Albo, że będziesz w stanie zrobić je za jednym podejściem. Jeśli pomyślałeś sobie właśnie coś podobnego do: “Ale jak to maksymalnie godzinę? Mam do przeczytania książkę. W jaki sposób mam się z tym zmieścić w 60 minut?”, to wcale Ci się nie dziwię. Sam miałem z tym pewien kłopot. Jego rozwiązanie jest proste, chociaż wcale nie zawsze łatwe - większe zadania podziel na kilka mniejszych. W przykładzie z książką mogłoby to być “Czytaj książkę X przez 30 minut”, “Przeczytaj 10 stron książki X”, albo “Przeczytaj rozdział 4. książki X”. Nie popadaj w przesadny puryzm. Niektórych zadań zwyczajnie nie ma sensu rozbijać, ponieważ powodowałoby to niepotrzebny narzut. Mimo to pamiętaj, że postęp jest jednym z największych motywatorów. Odhaczanie kolejnych, mniejszych zadań, czy kamieni milowych spowoduje, że Twoje poczucie produktywności będzie większe.
Przepraszam, czy to zadanie zawiera gluten?
Właściwie standardem jest, że menu następnych akcji ma dziesiątki, jeśli nie setki pozycji. Sam mam w momencie pisania tego artykułu mam ich ponad 50. W związku z tym, wybór tej jednej pozycji, którą naprawdę zajmiesz się jako następną, nie jest trywialny. Na szczęście, dokładnie tak jak w restauracji, z pomocą przychodzą etykiety. Jeśli na przykład nie tolerujesz glutenu, lub nie chcesz go jeść, szukasz pozycji oznaczonych przekreślonym kłosem. Jeśli nie chcesz jeść mięsa, szukasz ikony listka. W GTD lista następnych akcji powinna być możliwa do filtrowania w zależności od sytuacji w której się znajdujesz. Dzięki temu, kiedy tylko masz “wolne przebiegi”, łatwo i szybko znajdziesz zadania, którymi możesz się zająć. Etykiety mogą być przeróżne i zależą od Twoich potrzeb. Z przykładów, które pamiętam z książki, to np.: miasto, biuro, komputer, email. Czyli oznaczające gdzie, lub w jakim otoczeniu (kontekście), dane zadanie jest wykonalne. Inny, bardzo przydatny rodzaj to z pewnością priorytety (np. P1, P2, P3, P4), określające wagę i pilność. Sam stosuję etykiety, którymi oznaczam czas jaki szacuję na wykonanie zadania, np. 5 minut, 15 minut, itd. Słyszałem też o używaniu ikon baterii (🔋, 🪫), do określenia na ile dane działanie jest wyczerpujące.
Czekając na danie
Pracownicy restauracji nie działają w próżni. Obsługa informuje kuchnię które dania zostały zamówione, a następnie czeka na ich przygotowanie. Co prawda nigdy nie pracowałem w gastronomii, ale zakładam, że gdzieś jest zapisane których potraw spodziewa się dany stolik. GTD podobnie przyjmuje, że nie jesteś samotną wyspą i zdarza Ci się na coś czekać, np.: na działanie kogoś innego, na jakieś wydarzenie, itp. Do zapisania tego, razem z informacją na kogo lub na co konkretnie oczekujesz, służy lista “czekam na”. Jednocześnie jest to lista wydelegowanych zadań, które chcesz śledzić. W ich przypadku z natury czekasz na akcje podjęte przez inną osobę. Lista “czekam na” jest w zasadzie jedynym elementem kooperacji znajdującym się w GTD. Z tego powodu ta metodologia niekoniecznie błyszczy w zarządzaniu pracą zespołów. Ale hej, GTD to system produktywności osobistej.
Proszę o paragon
Po skończonym posiłku, restauracja wystawia rachunek. Jego główne przeznaczenie jest na kilka sposobów związane z pieniędzmi, ale poza tym jest to również spis tego co zjadłeś. GTD nie zawiera listy, na której znajdują się zrobione zadania. A szkoda. W przypadku systemu produktywności taki spis jest o wiele bardziej radosny niż paragon w restauracji. Który jest już tylko wspomnieniem posiłków i przypomnieniem o zapłacie. Moim zdaniem taka lista jest pomocna na tyle, że warto wdrożyć ją w swoim systemie produktywności. Rozważ dwa scenariusze. W pierwszym zaczynasz dzień z listą zadań do zrobienia, a kończysz z pustą kartką. W drugim również zaczynasz dzień z listą zadań do zrobienia, ale kończysz z kartką pełną odhaczonych, czy skreślonych wpisów. W którym wypadku będziesz miał większe poczucie efektywności? U mnie jest to zdecydowanie druga sytuacja, w której widzę ile zrobiłem. Zamiast informacji, że nic już nie zaplanowałem na dany dzień. Z tego powodu stosuję w moim systemie produktywności osobistej czyszczoną na końcu dnia listę, na której lądują wszystkie ukończone zadania.
Rezerwacje
Zakładam, że kiedy rezerwujesz stolik w restauracji, gdzieś zapisujesz tę informację. W dzisiejszych czasach i naszej kulturze niełatwo od tego uciec. W GTD kalendarz jest, cóż… kalendarzem. Listą zadań i wydarzeń z przypisanymi datami i czasem trwania. Jego przeznaczenie nie jest zaskakujące. Służy do rezerwowania czasu. Zarówno na wydarzenia, jak i zadania.
Chcę przyznać, że duża część mojego podejścia przez długi czas kulała. Właśnie z powodu nieumiejętnego używania kalendarza. Wynikało to ze zrozumienia przeze mnie terminarza w GTD nieco toksycznie. Zapamiętałem, że kalendarz powinien zawierać wyłącznie pozycje, które “na pewno się wydarzą”. Powodem, który za tym stał, miało być zaufanie do narzędzia. Cała reszta zadań miała być ściągana z listy następnych akcji. Obecnie mam z tym kłopot, ponieważ co znaczy, że coś “na pewno się wydarzy”? Wizyta u dentystki? Obie strony mogą ją przełożyć. Koncert? Przypomnijcie sobie 2020 rok. Wesele przyjaciela? Albo co tam, nawet Twoje. Już bardziej, ale jestem w stanie wyobrazić sobie zbiegi okoliczności w których to się nie dzieje. W związku z tym, określenie co będzie miało miejsce “na pewno”, czy raczej z wysokim prawdopodobieństwem, jest zupełnie arbitralne i należy do Ciebie. To z kolei oznacza, że możesz wpisywać do terminarza co Ci się podoba. A moim zdaniem nawet powinieneś. Kalendarz będzie się zmieniał. To jedyne “na pewno” w systemie produktywności 😉 Od Ciebie zależy w jaki sposób na to zareagujesz. Argument o zaufaniu do narzędzia nie ma w mojej opinii sensu. Patrząc na poszczególne wydarzenia jesteś w stanie określić czy możesz je w danym momencie przenieść, czy nie.
Innym powodem przez który miałem problem z kalendarzem w GTD było nieużywanie go jako harmonogramu. Takie podejście poważnie upośledza planowanie. Ciężko określić ile jesteś w stanie zrobić w danym dniu lub tygodniu bez pomocy terminarza i szacowania długości zadań. Pewnie, Twoje plany nie będą w 100% zgodne z późniejszą rzeczywistością, ale z czasem będziesz stawał się w tym coraz lepszy.
Moją radą odnośnie kalendarza jest, umieszczanie w nim jak najwięcej, pamiętając o zachowaniu buforów. Skoro wiesz kiedy planujesz coś zrobić, to dlaczego nie miałoby to mieć odzwierciedlenia w terminarzu? Jeśli takie podejście jest dla Ciebie zbyt ograniczające, to łagodniejszą formą będzie umieszczanie w kalendarzu ogólnych slotów, np. “odpoczynek”, “trening”, “praca w skupieniu”. Polecam też wizualizować w terminarzu wydarzenia oczywiste. Mam przez to na myśli czas na sen, posiłki, transport, odpoczynek, czy inne rutyny. Po pierwsze, to sprawi, że planowanie będzie bardziej realistyczne. Będziesz dokładniej widział ile czasu naprawdę zostaje Ci po wykonaniu tego co niezbędne. Po drugie, to bezpiecznik, który pomoże tym ważnym wydarzeniom się zadziać.
Strefa łaskotek
W zamierzchłych czasach, kiedy powiadomienia elektroniczne nie istniały, przypomnienia nie były trywialną sprawą. Rozwiązaniem tego problemu był “folder łaskotek” (ang. tickler file). Nazwa pochodzi od “łaskotania” pamięci. Jest to zbiór 43 kartotek, w których umieszczane są notatki z przyszłym terminem. Dlaczego akurat 43? To suma maksymalnej liczby dni w miesiącu, oraz liczby miesięcy. Nie wchodząc w szczegóły - działanie polega na wkładaniu notatek w odpowiednie foldery, przesuwaniu folderów, oraz wyjmowaniu z nich notatek. Wspominam o tym w ramach ciekawostki. Wydaje mi się, że przy obecnym, powszechnym dostępie do telefonów komórkowych, mało kto korzysta z tego systemu. Ale gdyby nagle cała elektronika na świecie przestała funkcjonować, będziesz wiedział w jaki sposób rozwiązać problem przypomnień 😉 Chociaż wtedy będzie to jedno z Twoich najmniejszych zmartwień.
Powiązania:
Blokowanie czasu - to sposób na zwiększenie szans, że rzeczy dla Ciebie ważne się wydarzą. Kalendarz jest świetnym miejscem, żeby to zrobić.
Mówienie nie - nie zjesz wszystkich pozycji z menu. Tak samo nie zrobisz wszystkiego co jest na Twojej liście. Wybieranie czym się zajmiesz to mówienie ‘nie’ innym zadaniom
Przerwy - jeśli nie będziesz robił przerw pomiędzy zadaniami z listy, będziesz mniej efektywny. Jeśli nie zakładasz buforów w kalendarzu, prosisz się o kłopoty
Następne akcje:
Zamień swoją listę zadań na następne akcje i “czekam na”. Dodaj etykiety i sprawdź jak Ci się z nimi pracuje
Zastosuj listę zrobionych zadań, żeby podnieść poczucie swojej efektywności
Zacznij używać kalendarza 😉
Jestem wdzięczny…
Za to, że po wielu latach, mój system produktywności i listy, które wchodzą w jego skład, mnie wspierają. Mogę sprawdzać czy mam przestrzeń na dodatkowe zobowiązania i wybierać czy chcę się ich podjąć.
Za to, że wybrałem się do teatru muzycznego Roma. Świetnie spędziłem czas i świetnie się bawiłem. Uwielbiam musicale 😊
Dobrego czasu,
Grzegorz Cichosz