Projekty i planowanie
Jak grupować zadania i projektować następne działania
To miał być mój ostatni artykuł z cyklu o Getting Things Done, ale okazał się za długi. W związku z tym zakończę i podsumuję tę serię za 2 tygodnie. Poprzednie artykuły znajdziesz tutaj:
Dzisiaj zajmę się częścią resztek po naszej ostatniej wizycie w restauracji produktywności osobistej. Zabraliśmy ze sobą projekty i planowanie. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Projekty
Krótkie przypomnienie. W poprzednim artykule z tej serii pisałem o listach zadań. Jest ich kilka rodzajów, a na niektórych (głównie następnych akcjach) znajduje się zazwyczaj mnóstwo pozycji. Porządkowanie i łatwiejszy wybór zadań wspomagają etykiety. Które są świetne i mają swoje zastosowanie, ale nie rozwiązują całego problemu. Dzięki nim będziesz poruszał się szybciej tyle, że może to być niewielki ruch w różnych kierunkach. A prawdopodobnie chcesz pędzić jak najszybciej i jak najdalej w stronę konkretnego celu. W tym wypadku z pomocą przychodzą projekty.
W rozumieniu GTD projekt to rezultat, który wymaga podjęcia więcej niż jednej akcji do jego uzyskania. Uznaje się go za zakończony, kiedy założony efekt będzie spełniony. Przykładowo, mój projekt “Newsletter 14.🏗️” dobiegnie końca, kiedy ustawię do publikacji 14. wydanie newslettera. Będzie się składał z zadania “wybierz temat 14. wydania”, kilku zadań “pisz newsletter na temat X przez 60 minut”, oraz “ustaw 14. wydanie do publikacji”. Innymi słowy, projekty to pojemniki na zadania, które razem mają prowadzić do określonego celu.
Z doświadczenia wiem, że kiedy pogrupujesz pozycje na swoich listach, zostanie Ci kilkanaście nieprzypisanych do żadnego projektu. Autor GTD sugeruje stworzyć na takie akcje pojemnik o nazwie “jednorazowe zadania”. I w tym miejscu coś przestaje mi się zgadzać. Pierwszy sygnał ku temu to “projekt” zawierający zadania z różnych, niepowiązanych ze sobą obszarów. Akcja “wpłać pieniądze na wybrany cel charytatywny” będzie miała niewiele wspólnego z “ugotuj obiad”, czy “zadzwoń do babci i dziadka”. Drugi symptom to “projekt” bez wyraźnego rezultatu. Bo jak miałby brzmieć efekt dla takiej grupy? “Zrób wszystkie jednorazowe zadania”? Zaraz pojawią się kolejne. Taki projekt jest niemożliwy do skończenia. W związku z tym, czy taki zbiór zadań nadal można nazywać projektem?
Obszary odpowiedzialności
Długo szukałem odpowiedzi na moje wątpliwości i przez długi czas takie podejście ograniczało moją produktywność. Odpowiedź znalazłem ostatecznie u Tiago Forte w PARA (jest szansa, że napiszę o tym podejściu osobny artykuł). Rozwiązanie polega na zawężeniu definicji i wprowadzeniu dodatkowej koncepcji. Projekty wciąż składają się z większej od 1 liczby zadań i oczekiwanego rezultatu, ale dodatkowo muszą mieć określony termin (jeśli go nie mają, to po prostu go nadaj). Natomiast grupy, które nie spełniają kryterium efektu są obszarami odpowiedzialności. Czasem porównywane do czapek/kapeluszy, które zakładasz w swoim życiu. Każdy ma co najmniej kilka takich domen, więc problem jednego worka z różnymi kontekstami się rozwiązuje. Obszary odpowiedzialności nie mają zdefiniowanego terminu, bo raczej nie planujesz na zawsze zawieszać działań związanych na przykład ze zdrowiem, dbaniem o relacje, czy rozwojem hobby. Niektóre mogą w pewnym momencie się zakończyć, ale to inna kwestia. Obszary odpowiedzialności nie posiadają dokładnej definicji rezultatu, ale mogą mieć coś w rodzaju kierunkowskazu. Ciągnąc przykład zdrowia, relacji i hobby, w przypadku każdego z nich pewnie mniej więcej wiesz jak chciałbyś, żeby ten kontekst u Ciebie wyglądał. Obszary odpowiedzialności to po prostu dziedziny Twojego życia, w związku z którymi czasem wykonujesz akcje. Natomiast w przypadku projektów, przede wszystkim wykonujesz akcje, aby je ukończyć.
Z mojego doświadczenia, co z resztą jest potwierdzone w artykułach Tiago o PARA, tworzenie jak największej liczby projektów ma sens. Po pierwsze, daje to bardziej prawdziwy obraz rzeczywistości. Tego ile naprawdę masz zobowiązań. Po drugie, skoro kończenie zadań i obserwowanie postępu na ich poziomie motywuje, dlaczego to samo nie miałoby motywować na poziomie projektów? Wspominam o tym ponieważ czasem doświadczam niechęci do stworzenia kolejnego woreczka. Czuję, że to będzie kolejna rzecz do zrobienia na mojej liście. W efekcie ukrywam zadania będące tak naprawdę częścią projektu w obszarach odpowiedzialności. Sam siebie oszukuję, że mam mniej zobowiązań niż w rzeczywistości. Takie podejście jest oczywiście kontrproduktywne. Kiedy masz więcej odpowiedzialności niż jesteś w stanie zobaczyć, zwiększasz szanse na przeładowanie. Dodatkowo, takim zadaniom łatwiej się zgubić, a system produktywności powinien być przecież niezawodny.
Przegląd tygodniowy
GTD ma ułatwiać osiąganie rezultatów i zmniejszać napięcie. W związku z tym samo zarządzanie systemem nie powinno wymagać dużego narzutu. W mojej ocenie sprowadza się głównie do planowania dni i tygodni. Nie powinno to zajmować więcej niż parę godzin tygodniowo. Może Ci się wydawać, że to sporo, ale moim zdaniem poświęcenie 2 godzin w tygodniu, aby pozostałe 166 wykorzystać w większym stopniu to dobry interes. Bardziej strategiczne planowanie, na poziomie kwartałów, czy lat, również jest przydatne, ale GTD nie jest narzędziem do tego. Skupia się na taktycznym i operacyjnym poziomie dni i tygodni.
Planowanie tygodnia, nazywane też przeglądem tygodniowym, to mój konik i nemesis w jednym, dlatego mam w planach osobny artykuł na ten temat. Bez tego czuję się nieswojo, żeby nie powiedzieć źle, i mógłbym pokusić się o stwierdzenie, że się gubię. To cotygodniowe spotkanie z samym sobą, na którym zajmujesz się przeszłością, teraźniejszością i przyszłością, w kontekście Twojego systemu produktywności i Twoich planów. Przeszłością, ponieważ to czas na podsumowanie co i jak zrobiłeś w minionym tygodniu. Teraźniejszością, ponieważ synchronizujesz stan Twojego systemu produktywności z rzeczywistością. Spisujesz otwarte pętle, sprawdzasz na co czekasz, usuwasz to co już zrobione, lub zbędne. Przyszłością, ponieważ planujesz czym i kiedy chcesz się zająć w nadchodzącym tygodniu. Całość “powinna” zająć Ci około godziny. Napisałem “powinna”, bo to zależy od wielu czynników, ale jest to wykonalne mniej więcej w takim czasie.
Nie ma zasad mówiących kiedy dokładnie robić przegląd tygodniowy, ale popularne są początki, jak poniedziałek, czy sobota, albo końce, czyli piątek lub niedziela. Termin, który wybierzesz sugeruję zapisać w kalendarzu, żeby szanse na realizację wzrosły. A z doświadczenia polecam pamiętać, że przegląd może być czasem przesunięty na inną datę. Jego termin nie jest wyryty w kamieniu. Byłem tam, i tego z kolei bardzo nie polecam 😉
Planowanie dnia
Dobrze zaprojektowany tydzień sprawia, że planowanie poszczególnych dni jest o wiele łatwiejsze. W takim przypadku będzie zajmowało około 5-10 minut. Właściwie jest trochę jak planowanie tygodnia, tylko w mniejszej skali. Możesz przyjrzeć się temu co zrobiłeś, ale w tej czynności chodzi głównie o dostrojenie stanu systemu produktywności i pomysł na ten lub kolejny dzień. Aktualizacja polega głównie na przetwarzaniu inboxów, o czym pisałem w pierwszym artykule z tej serii, oraz sprawdzeniu zadań na które czekasz. Plan tego/kolejnego dnia to określenie czym chcesz się zająć i w jakiej kolejności.
Podobnie jak w przypadku przeglądu tygodniowego, nie istnieją zasady mówiące kiedy to robić. Ale znów dobrze nadają się do tego początki i końce. Osobiście planuję następny dzień i zamykam aktualny wieczorem. To mały trik przygotowujący mnie do działania i zmniejszający ryzyko prokrastynacji.
Powiązania:
Najważniejsze działania vs. wiele działań - grupowanie zadań w projekty i obszary odpowiedzialności pomaga skupić się na najważniejszych działaniach i osiągać postępy w najważniejszych kierunkach. W przeciwieństwie do robienia wielu rzeczy bez wyraźnego celu.
Precyzyjny cel - określanie efektu zakończenia projektu, czyli precyzowanie tego co chcesz osiągnąć, zwiększa szanse na sukces, ponieważ jednoznaczność ułatwia działanie.
Priorytety - planowanie tygodnia to w dużej mierze intencjonalne określanie priorytetu na najbliższy czas. Tydzień ma 168 godzin, więc siłą rzeczy nie wszystkie zadania, które chcesz zrobić się w nim zmieszczą.
Następne akcje:
Podziel swoje zadania na projekty i obszary odpowiedzialności. W przypadku projektów dodaj efekt zakończenia i zdefiniuj termin. Sprawdź jak się czujesz z obecną liczbą Twoich zobowiązań.
Zaplanuj swój następny tydzień, a następnie poszczególne dni i sprawdź jak się z tym czujesz.
Jestem wdzięczny…
Za cudowną pogodę na początku wiosny. Czasem mam wrażenie, że jestem meteopatą 😅 Pomimo tego, że taka pogoda jest przyjemna, jakąś część mnie to martwi. Nie jestem pewien czy to dobrze, że doświadczamy takich temperatur w tym okresie.
Za to, że rośliny pięknie się już zazieleniły i prawie nieustannie słychać śpiew ptaków. Za to, że dzień jest już dłuższy i wstaję kiedy świeci słońce, a nie w totalnej ciemności.
Dobrego czasu,
Grzegorz Cichosz