Podsumowanie metodologii GTD
O dodatkowych elementach i GTD jako całości
To już ostatni artykuł w mojej serii o Getting Things Done. Opisuję w nim mniejsze części tego systemu, które ja nazywam elementami pomocniczymi. Do tego na końcu zamieszczam podsumowanie GTD jako całości. Poprzednie artykuły cyklu znajdziesz tutaj:
Może kiedyś?
Sekcja “może kiedyś” (ang. someday/maybe) powinna była się znaleźć w artykule o listach w GTD, ale zwyczajnie o niej zapomniałem 😅 To miejsce, w którym umieszczasz pomysły na zajęcia, zadania, czy projekty, którymi chciałbyś się zająć w przyszłości, ponieważ aktualnie nie masz na to przestrzeni. Osobiście mam kilka takich list, po jednej dla każdego obszaru odpowiedzialności. Pozycji zaklasyfikowanych jako “może kiedyś” jest często nawet więcej niż aktywnych zadań. W końcu możesz zrobić dużo mniej niż być chciał. Dlatego jakakolwiek forma grupowania jest pomocna. A skoro jesteśmy przy dużej liczbie pomysłów, to polecam raz na jakiś czas przeglądać tę listę w ramach porządków. Usunąć elementy, które stały się nieaktualne i takie, które już zrobiłeś. Oczywiście kiedy masz na to przestrzeń, warto tam zaglądać w poszukiwaniu inspiracji na kolejne przedsięwzięcia. Pamiętaj, że posiadanie pustych list jest o wiele smutniejsze niż poczucie, że tyle jeszcze chcesz zrobić, a nie starczy Ci na wszystko czasu.
Materiały referencyjne
Jest jeszcze jeden element pomocniczy w GTD, o którym pamiętam - materiały referencyjne. To notatki, dokumenty i inne rzeczy, które posiadasz, wraz z zestawieniem w formie listy, wskazującej miejsca gdzie się znajdują. Przykładowo: “umowa z bankiem X - teczka umowy w zielonym segregatorze”. Powód wprowadzenia takiego rozwiązania to mniejsza ilość czasu spędzona na szukaniu tego, czego akurat potrzebujesz. Moim zdaniem, ten element jest najmniej przydatny, ponieważ jest nieco z innej epoki. Większość informacji ma obecnie postać cyfrową. W związku z tym wymaga do zarządzania systemu zupełnie innej klasy. Zastrzeżenie: moja opinia może wynikać z tego, że posiadam niewiele fizycznych dokumentów, przez co wystarcza mi prosta kategoryzacja typu “badania”, “umowy z bankami”, itp. Kilka teczek w jednym miejscu, żebym nie musiał niczego zbyt długo szukać.
Zrób to od razu
Zasada 2 minut wyjątkowo nie jest listą 😉 To reguła postępowania, która brzmi mniej więcej tak: jeśli coś zajmie Ci do 2 minut, zrób to od razu. Liczba jest w tym wypadku umowna i oznacza “niewiele czasu”. Równie dobrze mogłyby to być 3 minuty, albo 5. Alternatywą jest pozostawienie działania na później, lub zapisanie w inboxie. Podejście “zrób to od razu” ma wspomagać stan w którym Twój umysł jest wolny od wiszących spraw do zrobienia i może skupić się na myśleniu, lub działaniu. Uważny czytelnik zauważy w tym kontekście mocne podobieństwo do inboxu.
Z mojego doświadczenia reguła 2 minut jest ryzykowna w stosowaniu, a nawet może być kontrproduktywna. Po pierwsze wymaga decyzji, kiedy coś jest wystarczająco niewielkie, aby zrobić to w krótkim czasie. Zdarzy się, że źle oszacujesz czasochłonność “dwuminutowej” czynności i spędzisz nad nią np. 15 minut. Zupełnie wybijając się przy tym z kontekstu. Po drugie, wprowadza pewną dwuznaczność. GTD mówi, że kiedy pracujesz nad czymś, ale coś Cię rozprasza, powinieneś to zapisać i wrócić do tego co robiłeś. A co jeśli wykonanie tego co byś zapisał trwałoby mniej niż 2 minuty? Czy masz to wtedy jednak zrobić, zamiast notować? Wydaje mi się, że praca wciąż przerywana mikro zadaniami nie będzie efektywna. Lepszym rozwiązaniem jest poczekać na kilka malutkich działań, najlepiej podobnego typu, i zrobić je razem, w ramach bloku.
Sam stosuję zasadę 2 minut do zadań, które są przewidywalne, ponieważ są powtarzalne, np. umycie naczyń po jednym posiłku. Do tego wykorzystuję ją podczas przetwarzania inboxów, chociaż tam robi się już niebezpiecznie. Działanie, które zazwyczaj zajmuje kilka minut może rozciągnąć się w czasie. Podsumowując, przy używaniu tej zasady zalecam ostrożność 😉
Podsumowanie
GTD to skuteczny system produktywności osobistej, przede wszystkim na poziomie operacyjnym. Świetnie nadaje się jako baza do własnego podejścia. Ponieważ to dojrzała i dobrze udokumentowana metodologia, jest świetna na początek. Większość potencjalnych wątpliwości zostało już zaadresowanych. Z powodu popularności jest wokół niej społeczność, co jeszcze bardziej minimalizuje ryzyko niejasności. Do tego istnieją narzędzia stworzone głównie pod nią, lub co najmniej z myślą o mniej (np. Nozbe, Todoist), co ułatwia wprowadzenie.
GTD nie jest oczywiście bez wad i nie jest cudownym środkiem na wszystkie trudności zarządzania efektywnością. Nie nadaje się do mocnej kolaboracji. Ma co prawda elementy wspierające delegacje (lista “czekam na”), ale zarządzanie pracą zespołu w oparciu o ten system jest uciążliwa. To zdecydowanie metodologia produktywności osobistej. GTD operuje na “suchych” listach, w związku z czym czasem może być trudno określić ile tak naprawdę masz zobowiązań, a przez to łatwiej popaść w przeciążenie. Prewencją jest regularne czyszczenie systemu z pozycji, które przestały mieć znaczenie. GTD nie nadaje się do zarządzania projektami o skomplikowanych procesach. Jeżeli zadania są ze sobą powiązane, część można wykonywać równolegle, inne natomiast dopiero po zakończeniu pozostałych, trudno jest to odwzorować.
Jeśli nie miałeś wcześniej do czynienia z systemami produktywności osobistej zdecydowanie polecam sprawdzić Getting Thing Done. Owszem, nie jest to proces łatwy, jak każda poważna zmiana, ani prędki. Mógłbym nawet pokusić się o stwierdzenie, że jest to ciągła praca. Sam system jest za to prosty i, przede wszystkim, efekty są tego warte. GTD naprawdę pozwala uzyskać większe poczucie kontroli nad swoim życiem i zmniejszyć ogólny poziom stresu. Ponieważ ta metodologia zawiera wiele uniwersalnych elementów skutecznego systemu produktywności osobistej, zastanowiłbym się czy nie warto wdrożyć niektórych z nich. Nawet jeśli posiadasz już swoje własne podejście. Gdybyś chciał wprowadzić ten system u siebie, lub usprawnić swój obecny, chętnie pomogę lub podejmę próbę odpowiedzi na pytania i wątpliwości 😊
Powiązania:
Eliminacja rozpraszaczy - usunięcie tego co dekoncentruje pomaga dostosować otoczenie do większego sprzyjania skupieniu. Właśnie taki jest cel zasady 2 minut, ale…
Flow - …stosując tę zasadę będąc w stanie przepływu lub skupienia ryzykujesz, że z nich wyjdziesz. W takiej sytuacji lepszym rozwiązaniem będzie inbox.
Mówienie nie - nie wszystkiemu powiesz twarde i definitywne ‘nie’ na zawsze. Niektóre rzeczy, których nie zrobisz teraz, są dobrymi pomysłami na przyszłość. Lista “może kiedyś” jest miejscem na takie inicjatywy. Nawet jeśli ostatecznie miałbyś je stamtąd po prostu usunąć.
Następne akcje:
Chciałbym napisać “przetestuj GTD”, ale zdaję sobie sprawę, że to kiepska następna akcja, ponieważ to niemałe przedsięwzięcie.
Stwórz swoja listę “może kiedyś” do zapisywania pomysłów na przyszłość.
Ostrożnie przetestuj zasadę 2 minut 😉
Jestem wdzięczny…
Jednocześnie za sam proces pisania artykułów o GTD, jak i za to, że go ukończyłem. Za wspaniałą pogodą na majówkę, którą z radością wykorzystałem 😊
Dobrego czasu,
Grzegorz Cichosz